Какая кадровая документация должна быть в любой фирме

Фото с сайта pixabay.com

Кадровая документация. Что это такое и с чем ее едят?

Теория управления бизнесом утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Многие предприниматели пытаются оформить все необходимые кадровые документы своими силами, используя некорректно составленные шаблоны из сети Интернет. В итоге — отсутствие многих необходимых документов и грубейшие ошибки в имеющейся кадровой документации.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Посчитаем налоги

Фото с сайта pixabay.com

Кадровую документацию можно разделить на три основных раздела:

I. Документация по личному составу работников

1. Распорядительные документы (Приказы, распоряжения)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность (Трудовые договоры, Трудовые книжки)

3. Информационно-расчетные документы (Личная карточка работника, табеля, штатное расписание, командировочные документы …)

4. Внутренняя служебная переписка (заявления работников о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении,…)

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Должностные инструкции работников, Договоры о полной материальной ответственности…

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, Книга регистрации трудовых договоров, Книга регистрация кадровых приказов, Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами, Журнал регистрации проверок контролирующих органов…

Ниже в таблице приведены некоторые виды кадровых документов со ссылкой на нормы права, которыми она предусмотрены, и рекомендациями к оформлению.

Вид кадрового документа ссылка на статьи нормативных актов рекомендации по оформлению
Трудовой договор Трудовой Кодекс РФ ст.57 ст.97

Необходимо разработать и подписать Трудовой договор, внимательно отслеживать подписание дополнительных соглашений к трудовым договорам (о смене места работы, ставке, времени работы).

Помните, что обязательными для включения в трудовой договор являются:

  • место работы
  • трудовая функция
  • дата начала работы
  • режим рабочего времени и времени отдыха

Обратите внимание на информацию о доплатах и надбавках компенсационного характера, сроки выплаты заработной платы (ст 136 ТК РФ).

Трудовая книжка

Статья 66 Трудового кодекса РФ, постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г №69

Заполнение осуществлять согласно Постановлению. Будьте внимательны и методичны к порядку заполнения. Помните, вашему работнику на основании ваших записей, подтверждающих пенсионный и трудовой стаж (особенно льготники) потом оформлять себе пенсию!

Журнал учета трудовых книжек

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Журнал учета трудовых книжек ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Должностные инструкции

Единый тарифно-квалификационный справочник

Трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Устанавливается Должностной инструкцией или Трудовым договором.

Личные карточка формы Т-2

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Согласно Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все действия в ходе деятельности предприятия оформляются первичными учетными документами (в том числе прием работника), которые составляются по утвержденным формам. Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты.

Табель учета рабочего времени Статья 91 Трудового кодекса РФ, пост.Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые относятся к рабочему времени. Учет времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, необходим для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для расчета с персоналом по оплате труда.

Правила внутреннего трудового распорядка Статьи 68, 189 Трудового кодекса РФ

Дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Кадровые приказы

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Статья 68 , главы 12 и 13 Трудового кодекса РФ

К документам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты относятся Приказы по личному составу. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (Статья 68 ТК РФ).

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).

Так Приказами оформляются иные изменения а рамках трудовых отношений: о предоставлении отпуска сотрудникам, о переводе на неполный рабочий день, о дополнительных выходных днях, иные…

Журнал учета приказов Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время.

Порядок нумерации кадровых приказов законом не регламентирован.

Так же трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов.

Однако, исходя из практики, для удобного поиска документа, журналы регистрации просто необходимы.

Таким образом работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе.

Положение о персональных данных сотрудника

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»

Глава 14 Трудового Кодекса РФ

При обработке персональных данных работника работодатель обязан следовать требованиям, установленным ст. 86 Трудового кодекса РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 89 ТК РФ работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных. Соответственно, работодатель обязан ознакомить их с такой информацией.

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Конкретный порядок доступа работника к своим персональным данным необходимо устанавливать в локальных нормативных актах, определяющих порядок обработки и защиты персональных данных работника.

Положение об оплате труда Раздел VI Трудового кодекса РФ

Ст. 135 Трудового кодекса РФ

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системой оплаты труда.

Система оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются локальным нормативным актом — Положением об оплате труда. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с данным положением (ст. 68 ТК РФ).

Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

ст. 57 Трудового кодекса РФ

Штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом.

Кроме того, согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации наименование должности, профессии и специальности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.

График отпусков Статья 123 Трудового кодекса РФ,

Постановление Госкомстата РФ от 05 .01.04 г № 1

Трудовой кодекс РФ предусматривает, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Постановлением Госкомстата РФ от 05 .01.04 г № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена форма графика отпусков.

Офис

Фото с сайта pixabay.com

«На каком основании, позвольте спросить?…»

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее ТК РФ).

Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).

Вообще, существует Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98), который устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

То есть Кадровая документация – это совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов в рамках трудовых отношений.

В статье 15 ТК РФ установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

Кроме того необходимо помнить о бухгалтерском учете! Согласно Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все действия в ходе деятельности предприятия оформляются первичными учетными документами. То есть все действия предприятия в рамках трудовых отношений в сотрудником должны быть в обязательном порядке оформлены документами первичной бухгалтерской отчетности. А они в свою очередь составляются по утвержденным формам.

Юридическая значимость и немного о наказании

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Кроме того, некоторые кадровые документы, необходимы для уменьшения налогооблагаемой базы или подтверждения права на налоговые льготы. Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, — это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Если вас застанут за данным правонарушением повторно, то кроме значительного увеличения штрафа вам может грозить дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

За Фактическое допущение к работе, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (работа без заключения трудового договора), так же предусмотрена ответственность в виде штрафа:

  • на граждан — в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей;
  • на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем:

  • на должностных лиц — наложение административного штрафа в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
Материал подготовлен юристами ООО «Эксперт-Юрист» (Иркутск). 
Задавайте вопросы в сообществах в социальных сетях (ВКонтактеFacebook).

С уважением, «Эксперт-Юрист», ООО

(3952) 703-860, Иркутск, ул. Байкальская, 295/1